На вопросы Натальи Баландюк, главного редактора журнала «IT-менеджер», отвечает Виктор Юрьевич Лукьянов, Генеральный директор группы компаний «Верников и Партнеры».

Н.Б.: Здравствуйте, Виктор Юрьевич! Сегодня наша беседа посвящена технологиям системного проектирования. Для начала, перечислите, пожалуйста, основные цели применения методологий моделирования бизнес-процессов? Решение каких задач чаще всего заставляет Вас и Ваших заказчиков использовать эти методологии?

В. Л.: Здравствуйте, Наталья!

Основная, в обобщённом смысле, цель — цель, скажем так, «верхнего уровня» — применения методологий моделирования бизнес-процессов — это обеспечение чёткого видения и понимания стоящих перед организацией в рамках планируемого проекта задач. Обеспечить их именно через исследование всех информационных, финансовых, хозяйственных и других процессов предметной области. Естественно, конкретные цели разнятся в каждом конкретном проекте у каждой конкретной организации.

Наиболее частыми задачами, при решении которых мы и наши заказчики используем методологии моделирования бизнес-процессов, являются анализ и улучшение бизнес-процессов, подготовка предприятия к автоматизации бизнес-процессов и разработка функциональных требований с их стороны к программным комплексам, разработка новых для компаний бизнес-процессов, полный реинжиниринг всей функциональной системы организации или её крупнейших компонент. В таких случаях крайне важно обеспечить понимание организационной и функциональной структур организации и степень их взаимного соответствия, понимание текущих проблем и возможностей их решения. Важно иметь обоснованную уверенность, что заказчики, пользователи и разработчики одинаково понимают цели и задачи запланированного проекта изменений.

Всё вышеназванное с высокой степенью эффективности достигается применением методологий моделирования бизнес-процессов.

Н.Б.: Существует целый ряд стандартов моделирования. Какие из них вы используете в работе и отдаете ли каким-то предпочтение? Если да, то почему?

В. Л.: Всего на данный момент в мире насчитывается более 20 технологий организационного проектирования (помимо вышеназванных к ним относятся DFD, ABC, Flow Chart, Gannt, Workflow, etc.). Наиболее распространёнными в настоящее время методологиями функционального моделирования бизнес-процессов являются стандарты семейства IDEF и методологии ARIS и UML. Об их особенностях, положительных и отрицательных сторонах написано немало книг и отдельных статей. Их всегда можно найти в книжных магазинах и интернете. Мы в своей работе обычно используем ту технологию, которая, на наш взгляд, наибольшим образом отвечает проектным целям моделирования бизнес-процессов в каждом конкретном случае.

Тем не менее, свои предпочтения у нашей компании есть. И, если задача клиента не предъявляет ярко выраженных требований к использованию какой-либо иной методологии, именно для функционального моделирования бизнес-процессов мы рекомендуем использовать стандарт IDEF0. Основные его отличительные характеристики, на наш взгляд, это простота и строгость. И интуитивно понятные большинству сотрудников изобразительные средства, которым они обучаются, как правило, с удивительной лёгкостью. При всём при этом данный стандарт, основанный на методологии SADT (методологии структурного анализа и проектирования), имеет ряд других важнейших преимуществ. Например, очень высокую степень распространённости во всём мире в проектах, связанных с описанием, разработкой и изменением бизнес-процессов. Строгое использование формата бумаги А4 для формирования диаграмм и ограничение числа объектов на диаграмме восемью (а рекомендовано — не более 5-6) функциональными блоками — это позволяет эффективно работать с моделью процессов даже самых широких предметных областей в обычных условиях обычного офиса, а не вынуждает для её обсуждения или анализа «расстилать простыни» по столам конференц-зала или «развешивать» их на стене. И ещё один существенный, на наш взгляд, момент. Несколько лет назад на основе методологии SADT Госстандартом России были разработаны и утверждёны «Рекомендации по стандартизации «Методология функционального моделирования» — ГОСТ Р 50.1.028-2001, фактически повторяющие стандарт IDEF0.

Впрочем, конечно, если нашим заказчиком становится компания, в которой уже принят и внедрён корпоративный стандарт функционального моделирования процессов, отличный от IDEF0, мы выполняем свою работу в соответствие с таким корпоративным стандартом.

Н.Б.: От каких ошибок Вы бы хотели предостеречь наших читателей, которые только начинают изучать тему организационного проектирования?

В. Л.: По нашим наблюдениям, наиболее типичных ошибок начинающих в этой области специалистов несколько.

Наиболее частое заблуждение — это попытка подменить понятия «методология» и «программный продукт», поддерживающий эту методологию. Очень часто можно встретиться с таким, например, утверждением: «я владею методологией функционального моделирования BPwin». Прочитав такое, например, в резюме кандидата на работу в компании, можно смело делать вывод, что этот человек не знает ни программный продукт Bpwin (сейчас он, кстати, называется AllFusion Process Modeller), ни стандарт функционального моделирования IDEF0, ни методологию структурного анализа и проектирования (SADT). Диаграммы IDEF0-модели можно разрабатывать и в офисном приложении MS Visio, например, или даже, при большом желании — в MS Word. Но незнание методологии SADT (или стандарта IDEF0) не сможет быть компенсировано никакой, даже самой лучшей, «компьютерной рисовалкой».

Другая часто встречающаяся ошибка тех, кто только присматривается к технологиям организационного проектирования, это формирование у них мнения, что функциональное моделирование и работа с моделью — удел «яйцеголовых» бизнес-аналитиков. Это ошибка. Функциональное моделирование — это коллективная работа. Это необходимо знать и понимать. Аналитик, разрабатывающий модель, никогда в одиночку не сможет достичь требуемого уровня её эффективности и адекватности.

Нередко приходится сталкиваться и с тем, что при описании бизнес-процесса «Как есть», информация для модели собирается аналитиком не у источника знаний о процессе (т.е. она получается аналитиком не от непосредственного исполнителя процесса), а, например, у руководителя подразделения, который владеет знаниями о процессе либо относительно поверхностно, либо на основе зазубренных методологических инструкций, которые нередко имеют более, чем недостаточную степень актуализации. И в этом случае крайне велик риск получить некачественную модель. Либо вследствие недостаточного уровня её детализации, либо модель «Как должно было бы быть…» («…если бы процесс исполнялся строго по инструкции»).

Н.Б.: Можно ли успешно применять технологии моделирования бизнес-процессов самостоятельно, не прибегая к помощи консультантов? Какие в этом случае существуют стандартные риски?

В. Л.: Многие компании вполне успешно применяют такие технологии самостоятельно. Но тут важно понимать, какова «цена вопроса» их применения на постоянной основе за счёт собственных специализированных ресурсов. А в том, что для их применения организации необходимы именно специализированные ресурсы, сомневаться не приходится. Если организация крупная, динамично развивающаяся не только «по балансу», но и технологически, ей, как правило, остро необходимы технологии организационного проектирования и управления её бизнес-процессами. Для этого создаются соответствующие службы, обучаются и сертифицируются сотрудники таких служб, внедряются корпоративные стандарты описания и разработки бизнес-процессов. Вопросы их внедрения — тема отдельного разговора. Но само по себе владение такими ресурсами довольно затратно. И эффективность в большинстве случаев достигается только тогда, когда в такой компании реально действуют принципы «постоянного улучшения».

Но всё-таки для подавляющего большинства компаний применение технологий организационного проектирования в настоящий момент насущно необходимо не на постоянной основе, а в качестве периодически применяемых инструментов. И тут привлечение внешних консультантов, несмотря на довольно высокие, на первый взгляд, расценки на их услуги, как правило, оказывается более эффективным, чем попытки реализовать подобные проекты собственными силами. Вышеупомянутая проблема затратности подобных механизмов внутри компании выходит на первый план. Дорогостоящие ресурсы (а внутри компании они ничуть не дешевле, чем у внешних консультантов) в виде квалифицированных специалистов приходится содержать постоянно, а не оплачивать их использование только за время проекта, если бы такие работы выполнялись внешними консультантами. Кроме того, внешние консультанты, работая с разными компаниями и в различных отраслевых и функциональных областях, объективно являются носителями т.н. «лучших практик», которые могут быть применены в той или иной степени в компании-заказчике.

Кстати, нередки случаи, когда компании, имеющие собственные специализированные ресурсы для проведения подобных работ, всё равно обращаются к внешним консультантам. В отдельных случаях — за экспертным сопровождением своего проекта. В отдельных случаях — по той причине, что внешним консультантам нередко «рассказывают больше», чем собственным штатным сотрудникам. А в отдельных случаях — чтобы «разрубить гордиев узел», сформировавшийся в среде менеджмента компании, когда важно получить компетентное решение из сторонних (но при этом — профессиональных!) уст, а не продолжать бесплодные споры внутри компании.

Н.Б.: Виктор Юрьевич, а как Вы сами начинали работу в этой сфере? Помните ли Вы свою первую модель бизнес-процессов? Быстро ли удается стать профессионалом в этой области или здесь тоже в полной мере уместна пословица «Век живи — век учись»?

В. Л.: Да прихода в сферу бизнес-консалтинга я не один год проработал как в реальном секторе, так и в банковском. Свою первую зарплату я получил в 14 лет, отработав полтора летних месяца на должности с очень звучным названием «транспортировщик мешковины» (смеётся). Так что, несмотря на базовое образование по специальности «Финансы и кредит», мой первый трудовой опыт связан с реальным сектором. Ну, а если серьёзно, то после окончания института начинал с должности младшего экономиста в одном из крупных московских банков, где и «вырос» за несколько лет до руководителя аналитической службы. И тогда, и впоследствии мне «везло на учителей». Я искренне благодарен тем людям, под началом и в команде с которыми мне посчастливилось нарабатывать свой собственный реальный опыт. Со временем задачи внутрибанковского и внутрифирменного анализа стали расширяться, перестав ограничиваться задачами преимущественно финансово-экономического анализа. Развивалась экономика, развивались и компании, в которых я работал. Росли масштабы бизнеса, которому требовались новые, всё более эффективные технологии управления. Приходилось расти вместе и в соответствие велениям времени.

Свою первую IDEF0-модель я, конечно же, помню. В какой-то момент выяснил, что есть некая программа, с помощью которой можно графически описывать бизнес-процессы, с большим трудом нашёл эту программу у кого-то из знакомых, какими-то правдами и неправдами упросил отдать рабочее место на несколько часов и ринулся «моделировать». Программа эта называлась BPwin, а о существовании стандарта IDEF0, методологии SADT и прочих основ организационного проектирования я тогда даже не догадывался. У меня была новая задача и я пытался максимально быстро решить её доступными в тот момент средствами. Ну, то, что в итоге попытки такого «блицкрига» вместо функциональной модели вышла «смесь бульдога с носорогом» упоминать, думаю, излишне.

Вы знаете, приведённая Вами поговорка уместна именно в обсуждаемой нами сегодня сфере, как, наверное, нигде более. За прошедшее время я и сам построил уже не один десяток моделей самых разных масштабов, и «через мои руки» прошло тоже немало моделей, построенных как сотрудниками компании, так и клиентами, да и просто посетителями наших вэб-ресурсов, где мы предлагаем онлайн поддержку в «Горячей линии» по любым вопросам, связанным с организационным проектированием и не только. И, пожалуй, рискну утверждать, что не было ни одной модели, в которой не пришлось бы «включать мозги», чтобы качественно и эффективно (с т.зр. целей её построения) отразить описываемый бизнес-процесс. Будь то описание действующего процесса, разработка нового или формирование модели трансформации системы из состояния «Как есть» в состояние «Как должно быть». Каждый случай уникален. Это как картину рисовать — краски, холст и художник одни и те же, а окружение каждый раз разное. Отсюда разны и «сюжеты». Есть библиотеки типовых моделей. Но применить любую из них в реальной организации — отдельный проект со своими сложностями, тонкостями, успехами и неудачами. Чем больше опыт в разработке процессов, тем выше профессионализм разработчика и больший арсенал средств отображения им моделируемых бизнес-процессов.

Н.Б.: На Вашем сайте опубликованы программы двух курсов по применению методологий IDEF. Расскажите, пожалуйста, о них подробнее.

В. Л.: Да, наша компания в области функционального моделирования бизнес-процессов предлагает два типа тренингов: двух- и пятидневный. Оба варианта предполагают полный «отрыв от производства» участников тренинга на весь период его проведения.

Двухдневный тренинг предназначен для руководителей и ведущих специалистов, которым важно иметь качественное представление о стандартах функционального моделирования процессов семейства IDEF, уметь грамотно читать IDEF0-модели бизнес-процессов и эффективно участвовать в циклах «автор-читатель» («аналитик-эксперт») в роли экспертов («читателей») при построении IDEF0-моделей бизнес-процессов предприятия. Целевая аудитория этого тренинга — руководители и ключевые специалисты т.н. «функциональных служб»: финансовых, планово-экономических, аналитических, клиентских, логистических, служб продаж и т.д. Т.е. все те лица в компании, которые, в силу своих ключевых компетенций, наряду с разработчиком модели («аналитиком») будут нести ответственность за адекватность функциональной модели бизнес-процессов. На этом тренинге его участники получают основные сведения о синтаксисе и семантике стандарта IDEF0, разбирают примеры типовых бизнес-процессов, выраженных через IDEF0-модель и в заверешении сами непосредственно участвуют в построении функциональной модели выбранного ими бизнес-процесса. Это позволяет им в результате такого обучения «почувствовать своими руками», как строится модель, что и как она отражает, на какие её аспекты при чтении необходимо обращать наиболее пристальное внимание.

Пятидневный тренинг представляет собой расширенный практикум по функциональному моделированию с применением стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Это пять полных рабочих дней, предназначенных для интенсивного погружения участников в среду разработки функциональных моделей бизнес-процессов. Целевая аудитория этого тренинга — руководители и специалисты Служб контроля качества, Служб управления бизнес-процессами, IT-служб, Служб развития. Т.е. те лица компании, которые непосредственно будут строить модели бизнес-процессов, используя стандарт функционального моделирования IDEF0, как основную среду описания, анализа и разработки бизнес-процессов своей организации, а стандарты IDEF3 (стандарт моделирования технологических процессов или, как ещё часто его называют — стандарт сценариев процессов) и DFD (стандарт моделирования потоков данных) — для детальной декомпозиции отдельных функциональных блоков IDEF0-модели, обеспечивающей лучшее понимание «читателями» важнейших нюансов и аспектов описываемых моделью бизнес-процессов.

Н.Б.: Чем, на Ваш взгляд, услуги группы компаний «Верников и Партнеры» в области моделирования бизнес-процессов отличаются от услуг конкурентов?

В. Л.: Прежде всего — комплексностью их применения в проектах, реализуемых компаниями-заказчиками. Сама по себе модель — это не панацея. Любая функциональная модель бизнес-процесса имеет цель построения, точку зрения, границы, определённый круг «читателей» и прочие важнейшие характеристики. В проектах, в которых мы вместе с заказчиками определяем необходимость функционального моделирования бизнес-процессов, все эти характеристики формируются в рамках стандартов проектного управления и являются прозрачными для наших клиентов и, соответственно, адекватно понимаемыми ими.

Среди наших заказчиков компании самых разных масштабов. Есть компании с профессионально поставленными службами управления бизнес-процессами и проектами; а есть компании, где о стандартах функционального моделирования и проектного управления «только слышали». И в том, и в другом случае мы с нашими заказчиками находим оптимальную форму взаимодействия и сотрудничества в выбранной предметной области. Если вернуться к вышеназванными примерам, то, в первом случае, наша компания выполняет в большей степени роль экспертов, осуществляющих точечное, избирательное консультационное сопровождение, а основная работа выполняется силами нашего клиента. Если же клиент не располагает необходимыми ресурсами для выполнения подобных проектных работ, то мы предлагаем и обеспечиваем более широкое участие нашей компании в проекте: от его планирования и формализации проектных целей, границ, ограничений и рисков до непосредственной разработки моделей и, часто, их последующего сопровождения в целях обеспечения требуемого уровня актуализации. В таких случаях нередко эффективное взаимодействие с проектной командой заказчика по вопросам моделирования бизнес-процессов вполне достижимо даже посредством 1,5-2 часовой презентации стандарта IDEF0. А в итоге клиент получает возможность реализации задуманного проекта без заметного отрыва своих сотрудников на обучение технологиям проектирования и без ёмкого по трудовым и финансовым затратам процесса создания в своей компании профильных служб, нацеленных на подобного рода работы. Есть и объединяющие столь разные компании аспекты взаимодействия между заказчиком и внешним консультантом — всем своим клиентам мы предлагаем различные программы послепроектного абонентского обслуживания. В частности — экспертного или полного сопровождения разработанных в ходе проектов моделей бизнес-процессов.

И, наконец, самое главное, на наш взгляд, отличие ГК «Верников и Партнёры» от других игроков на рынке консалтинговых услуг в области моделирования бизнес-процессов — это то, что наш клиент платит за результат. В проектных работах мы не используем т.н. «почасовых методов» определения цены за наши услуги. Имея большой практический опыт планирования и реализации проектов наша компания имеет возможность изначально предлагать клиенту фиксированную цену за контракт. Наша уникальная на сегодняшний день услуга по бесплатному предпроектному обследованию позволяет нам и нашим заказчикам обеспечить прозрачность и понимание хода предстоящего проекта, с высокой степенью достоверность спрогнозировать длительность проектных работ и их трудоёмкость. И, соответственно, как нам, так и нашему заказчику ещё до начала проектных работ становится понятной и, собственно, «цена вопроса».

Н.Б.: В качестве резюме, сформулируйте, пожалуйста, ряд важных профессиональных советов, которые Вы хотели бы дать начинающим и будущим коллегам, а так же всем, кто делает свои первые шаги в организационном проектировании.

В. Л.: Первое: изучайте сначала методологию, а потом средства автоматизации её применения.

Второе: помните, что и методология, и средства автоматизации её применения — лишь инструменты, способствующие достижению конкретной, осязаемой цели организации.

Третье: не пытайтесь объять необъятное — нельзя одной моделью «закрыть» все вопросы; каждая модель имеет свои цель, точку зрению, границы предметной области, целевую аудиторию.

Четвёртое: документируйте работу над моделью непосредственно в момент работы — иначе уже через полчаса-час потратите недопустимо много времени на то, чтобы вспомнить в деталях, «что конкретно Вы имели ввиду под «этим квадратиком?»

Пятое: исходную информацию о процессах получайте у носителей реальных знаний о процессе.

Шестое: никогда не «додумывайте за того парня», лучше уточнить необходимые детали ещё раз.

Седьмое: в случае возникновения затруднений — обращайтесь в «Горячую линию» ГК «Верников и Партнёры». Здесь Вам помогут!

Н.Б.: Спасибо Вам за интервью! До новых встреч.

В. Л.: Спасибо.